La Ley de Protección de Datos, una ley que afecta a todo el sector de Agencias de Colocación

LOGOTIPO-HELASHoy en día es casi impensable llevar a cabo la gestión de cualquier actividad empresarial sin realizar algún tipo de tratamiento de información. La política de personal, las actividades comerciales, la prestación de servicios, las funciones de compra o subcontratación… requieren manejar grandes cantidades de datos. Unos datos que en muchos casos son de carácter personal, pues se refieren a personas físicas.
Y por supuesto, el sector de Agencias de Colocación no es la excepción. En él, las empresas necesitan manejar a diario esos datos. A veces con información sobre sus candidatos, en otras ocasiones relativa a su propio personal o sus colaboradores. Primero recogiéndolos, luego almacenándolos y, finalmente, haciendo uso de ellos. Todo ello con un claro y sencillo fin, desarrollar su actividad empresarial.
Pues bien, conviene recordar que esa práctica tan cotidiana obliga a cumplir con la normativa sobre protección de datos, independientemente del tamaño o naturaleza de las empresas que la realizan.
¿Cómo afecta esta legislación al sector de Agencias de Colocación?
Antes de nada conviene señalar qué datos de los que maneja una empresa de este sector son susceptibles de someterse a la normativa actual: únicamente a información sobre personas físicas (pues los datos relacionados con personas jurídicas encuentran amparo en otras disposiciones legales). Principalmente los siguientes:
– Candidatos: DNI, nombre, dirección, teléfono, estado civil, curriculum, test psicotécnicos, análisis de personalidad, circunstancias sociales, estilo de vida, perfil económico etc.
– Datos del personal de la empresa: DNI, nombre, dirección, teléfono, estado civil, información sobre los cónyuges o hijos, sobre afiliación sindical, altas y bajas médicas, datos bancarios, etc

– Sobre colaboradores o proveedores de la empresa: nombre, DNI, datos bancarios, datos de empleo, etc.
– Y, en general, todos aquellos datos identificativos de personas físicas.
El sector de Agencias de Colocación, por las características propias de su actividad, maneja una gran cantidad de bases de datos, y muchas de ellas con datos de importancia sobre la identidad, formación, situación laboral y estilos de vida de personas físicas. Bases que además suelen ser especialmente valiosas para las Agencias de Colocación pues les permiten llevar a cabo acciones comerciales o de publicidad, con el objeto de captar nuevos clientes. Pero igual que las empresas de este sector destinan grandes recursos, de tiempo y dinero, a la creación y tratamiento de esos ficheros, deberían dedicar logo_aepdtambién atención a la protección de los datos que contienen, como al legal uso y captación de los mismos. Entre otros motivos porque se exponen a ser sancionados con alguna de las cuantiosas multas que impone la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y que pueden llegar a alcanzar los 600.000 euros.
En la mayoría de los casos esas sanciones son consecuencia de la denuncia de algún particular, normalmente de un candidato insatisfecho o un empleado descontento.
¿Qué deben hacer las Agencias de Colocación para evitar infracciones?
Las obligaciones que tienen las empresas como responsables de sus ficheros, son básicamente cinco:
1. Inscribir los ficheros en el Registro General; es decir, notificar a la AEPD la existencia y creación de las bases de datos, indicando la tipología de los mismos, su finalidad, cómo los ha obtenido, a quién se los cederá, qué medidas de seguridad ha establecido, etc.
2. Informar a las personas cuyos datos se manejan de la existencia del fichero, de su tratamiento y finalidad, de la identidad y dirección de la empresa inmobiliaria como responsable del mismo, de los derechos que tiene el titular de los datos. Tal es el objetivo de las cláusulas informativas que se incluyen en los formularios de recogida de datos o en el material publicitario.
3. Asegurar el secreto de los datos, adoptando una adecuada política de confidencialidad entre todos los trabajadores que tienen acceso a los ficheros; confidencialidad que debe prolongarse en el tiempo, incluso una vez finalizada la relación logo_meyssempleado-Agencia de Colocación, para evitar así noticias similares a las aparecidas últimamente en los medios de comunicación, sobre el abandono de currículos o contratos de trabajo en contenedores de basura.
4. Disponer del llamado Documento de Seguridad, en el que deben recogerse las medidas -tanto técnicas como de organización- adoptadas para garantizar la seguridad de las bases de datos e impedir la alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado de estas.
5. Facilitar el ejercicio de los derechos que los titulares de los datos tienen, como el de impugnación de valoraciones, o el de acceso, rectificación y cancelación de sus datos, e incluso el derecho de oponerse al tratamiento de estos

María Martín Pardo de Vera es abogada y responsable del Departamento de Pymes de Helas Consultores, S.L.

HELAS CONSULTORES.

c/ Magallanes,24-1ºA- telf: 91.4440003

www.protegemostusdatos.com

 

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