Herramientas de Software para trabajar la productividad

La productividad, un reto para las empresas y los trabajadores de hoy en día, que gracias a las nuevas tecnologías consigue optimizar nuestro tiempo.
Desde mi experiencia personal como laboral, he utilizado muchas herramientas con el fin de mejorar la comunicación, coordinación y organización de tareas a realizar en mi día a día.
En ambos entornos, reconozco que he perdido mucho tiempo documentando procesos y organizando el trabajo, por lo que el conocimiento de estas herramientas me ha facilitado la “vida” de forma considerable. ¡Espero que os sirva de ayuda también!herramientas productividad

Herramientas de Gestión de Calendarios

Google Calendar es una agenda y calendario gratuito de Google, que para obtenerlo sólo es necesario disponer de una cuenta de Gmail. Entre las características que posee, destacaría la posibilidad de compartir la agenda entre diferentes usuarios, permitiendo que los diferentes miembros puedan consultarla, y su fácil sincronización. Además, poder recibir recordatorios, lo que facilita no tener que estar pendiente de recordar cada cosa que he de realizar diariamente.
Cozi es un calendario online gratuito que recientemente he navegado para ver si me es útil para recordar tareas pendientes. Aún no puedo dar claras afirmaciones ya que no tengo una continuidad de uso, y tiendo a utilizar google calendar, pero le daré una oportunidad, sin duda.

Herramientas de Gestión de Tareas

Evernote: Una de las herramientas que sin duda más te ayudarán a “gestionar contenidos”. En la que puedes combinar varios formatos de contenidos (texto, foto y audio), además de sincronizarlo con varios dispositivos, por lo que permite la posibilidad de trabajar offline.

Esta herramienta la utilizo muy a mi manera, quizá parezca que pongo información desordenada, pero me permite recordar cosas que leer más tarde o tareas pendientes por hacer. Es como crear mi propio Delicious para temas determinados que me serán útiles a corto plazo.

Skitch: Recientemente he descubierto esta aplicación de Evernote, y lo considero un complemento ideal para tomar notas.

Resulta una aplicación muy intuitiva para “garabatear” sobre distintos tipos de imagen, lo que permite en un momento determinado explicar algo en pocas palabras.

Puedes anotar sobre mapas, sobre fotografías que ya tengas en tu biblioteca, sobre fotografías que hagas en un momento determinado, sobre páginas web o incluso escribir en una página en blanco. Algo que puede resultar muy útil entre amigos o un acercamiento con los clientes, ofreciendo ayuda personalizada.

Titanpad: lo he utilizado para crear documentos de forma colaborativa. Todo lo que se escriba se leerá y podrá ser modificado en tiempo real por todos aquellos miembros que accedan a él. Es una herramienta que permite trabajar de forma individual y exponer en un documento los resultados, sin tener que reunirse de forma física, ahorrando de este modo, mucho tiempo.

Sync: es otra herramienta que he utilizado para editar en tiempo real textos, permitiéndome visualizar los cambios que se están realizando a cada momento en el documento. Lo interesante de esta herramienta es que me permite conversar a través de una ventana de chat abierta con el resto de colaboradores.

He tanteado herramientas colaborativas como Redbooth, Basecamp, o Trello. Esta última es la que más he utilizado ya que me parece muy intuitiva y útil, ya que me ha ayudado a distribuir tareas entre compañeros y anotar tareas pendientes, de una forma bastante eficaz.

Google Drive: Aunque lo utilizo más a modo personal para compartir archivos desde el ordenador y del móvil, lo cierto es que lo utilizo como un dispositivo más de la nube, para poder disponer de documentos determinados. Otro que utilizo muchísimo en este sentido es Dropbox.

Por último, me gustaría mencionar una app muy interesante para iOS, y esta es Moment. Aunque es cierto que desde el smartphone gestionamos y agilizamos tareas, también perdemos mucho tiempo, llegando a ser menos productivos, o al menos eso es lo que me pasa a mí. Por eso he instalado esta app con el fin de controlar el tiempo y simplemente me alerte cuando hay un exceso de actividad.

Herramientas de Comunicación Instantánea

Whatsapp es la herramienta que más utilizo a modo personal, tanto para comunicarme con una persona o grupo de personas. En ella, ahorro tiempo y dinero, para concretar determinadas cosas o hacer preguntas sencillas, sin tener que hacer una llamada, ya que muchas veces puede interrumpir al otro interlocutor más tiempo del debido.

Además podemos compartir imágenes, videos, contactos telefónicos y mensajes de audio, etc., de forma rápida y sencilla.

La desventaja que veo a esta aplicación es que para que sea efectiva hemos de ser concretos en la información que se transmite, de lo contrario se puede perder el hilo de la conversación.

Yammer me parece una herramienta muy completa que permite agilizar el proceso de comunicación interna respecto a los sistemas tradicionales como reuniones, correo electrónico, etc… Lo he utilizado en alguna ocasión en empresas en las que he trabajado, pero aún no le he sacado todo el jugo.

Google Hangout: es una aplicación de mensajería instantánea, que suelo utilizar desde mi smartphone para comunicarme con aquellos contactos de los que no dispongo de sus teléfonos. Además, dispone de la posibilidad de realizar llamadas telefónicas y de videoconferencia.

Skype: aunque suelo utilizarlo para conversar generalmente con amigos, también lo hago en el plano laboral, mediante videoconferencias e incluso bastante en momentos de selección de personal. Esto evita desplazamientos innecesarios y ahorra mucho tiempo para realizar otras tareas.

GoToMeeting/WebEx: son unas herramientas que he utilizado en muchas ocasiones para realizar conferencias y reuniones internacionales.  Pueden estar conectadas hasta 15 personas a través del smartphone o desde la web. Esto nos ha permitido agilizar procesos, que de otro modo hubieran sido más tediosos si se hacen a través de teléfono o vía mail.

¿Y tú? ¿Ya utilizas alguna?

Sara_Gonzalez

SARA GONZÁLEZ ARMAS

Sara González Armas, licenciada en Psicología en La Universidad de La Laguna (Tenerife). Experta en relaciones laborales, tras su experiencia laboral en RRHH en SINPROMI quiso enfocar su carrera dentro del sector.

En el año 2012 fue rumbo a Madrid y Londres para realizar el Máster en Dirección Internacional en RRHH.

Tras esta experiencia laboral comenzó a trabajar en Atos como Recruiter Global enfocada a perfiles de entornos tecnológicos y en C23Culture como HR Director, una empresa cultural con mucha proyección.

Cuanto más me adentro en el mundo de RRHH más veo que hay mucho que aprender y aplicar en las empresas.

Bloghttp://www.sietecomasiete.com/

Twitter: @saragonar

2 Respuestas

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  1. Andrea Garcia Garrido
    May 05, 2016 - 05:59 AM

    Hola! Gracias por el artículo. Yo uso en el trabajo el tablero Kanban . Es una herramienta ideal para gestionar tareas y proyectos a través de un sencillo tablero en el que tienes tres columnas que indican fases de cada actividad que estás haciendo en un momento dado. Esta herramienta es de mucha utilidad, intuitiva y sencilla para manejar. Sirve perfectamente para mi uso personal como con mi equipo en el trabajo. Dejo el enlace por si quieras echar un vistazo: http://kanbantool.com/es/tablero-kanban

    Respuesta
  2. Sara González Armas
    May 23, 2016 - 01:22 AM

    ¡Hola Andrea!

    Muchas gracias por tus comentarios y ¡por tu aportación con la tecnología Kanban! Estoy muy de acuerdo contigo que esta herramienta de trabajo que cada vez es más tendencia y aporta mucho valor. Esta herramienta ayuda a visualizar el flujo de trabajo y mantener un seguimiento visual del mismo.

    Recomiendo a todos que lean el link que nos deja Andrea, ahí veremos sus aplicaciones en diferentes contextos.

    ¡Un saludo!

    Respuesta

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